lock search attention facebook home linkedin twittter

Ekki taka gömlum sannleik sem gefnum. Það þarf kjark til að líta hlutina nýjum augum og fá á þá ferska sýn.

Þrír þrestir sátu á grein…

Eflaust hafa margir heyrt dæmisöguna um þrestina þrjá sem sátu á trjá­grein.Tveir þrast­anna ákveða að fljúga í burtu. Og spurt var; hversu margir þrestir urðu eftir á grein­inni? Svarið í dæmisög­unni var að það urðu þrír þrestir eftir á grein­inni, þar sem það er ekki það sama að ákveða eitt­hvað, og fram­kvæma. Það þekkja allir sem hafa verk­efna­lista á ísskápnum heima hjá sér ekki síst núna þegar vorverkin bíða.

En þó að verk­efna­listi á ísskápnum geti eflaust beðið eitt­hvað, þá háttar öðru­vísi til með verk­efna­lista innan fyrir­tækja. Þeir eiga að vera stjórn­tæki til að hreyfa hluti í þá átt sem fyrir­tækið vill stefna. Ég hef áður komið inn á mikil­vægi þessara þátta í pistli um innleið­ingu stefnu, en sökum mikil­vægis viðfangs­efn­isins er rétt að hnykkja á nokkrum atriðum sem snúa gagn­gert að eftir­fylgni aðgerða innan fyrir­tækis. Eftir­liti og eftir­fylgni með því ekki sé látið nægja að taka ákvörðun um að fljúga heldur að það sé raun­veru­lega flogið af stað. En hver eru lykil­at­riði til að ná árangri í fram­kvæmd?

Annars vegar byggir árangur á því formi sem stuðst er við. Hversu gott er það form sem áætlun leggst í og hversu skil­virkt er það kerfi sem hjálpar til við að áætlun sé fylgt? Og formið getur verið excel – skjal og yfir­lit­stafla upp á vegg í fund­ar­her­bergi. Þetta er það áþreif­an­lega í eftir­litinu. Það sem hægt er að skil­greina og lýsa á blaði til að auka líkur á að eftirlit sé skil­virkt. Sýni­legi hlutinn á skjölum og töflum.

Hins vegar byggir árangur á huglægum þætti sem snýr að persónu­legum gæðum einstak­linga. Það eru einstak­ling­arnir sem vinna verkin. Það eru þeir þegar upp er staðið sem þurfa að gera það sem þarf að gera…samkvæmt áætl­un­inni. Hér er það aginn sem skiptir í raun öllu máli. Og aginn birtist á þremur sviðum þegar horft er til fram­kvæmd aðgerða; sjálf­saga einstak­lings, aga stjórn­anda og aga innan hóps starfs­manna. Skoðum þetta aðeins betur.

Í fyrsta lagi þarf agi að vera til staðar hjá þeim ábyrgð­ar­aðila sem tilgreindur er á hverju verk­efni. Sá sem er ábyrgur fyrir einhverju þarf sjálfur að hafa til að bera þann sjálf­saga sem nauð­syn­legur er til að gera það sem á að gera.

Í öðru lagi getur, og þarf, agi stjórn­enda að vera fyrir hendi. Hjá leið­togum þeirra starfs­manna sem bera ábyrgð á fram­kvæmd einstakra aðgerða. Það er eitt af hlut­verkum stjórn­anda að vera fyrir­mynd, hvetja, styðja og skapa aðhald fyrir sitt fólk. Ef sjálfsagi einstakra starfs­manna nægir ekki til að tryggja fram­kvæmd þess sem ákveðið var að gera, þá á agað eftirlit stjórn­anda að hjálpa til.

Í þriðja lagi þarf að innbyggja aga og eftirlit með því að hafa reglu­bundna samráðs­fundi. Skyn­sam­legt getur verið að stofna fast teymi innan fyrir­tæk­isins sem hefur gagn­gert það hlut­verk að skoða hvernig miðar, en oft er heild­ar­á­ætlun í fangi fram­kvæmda­stjórnar. Lykil­at­riði er að skil­greina vett­vang umræðu um fram­gang áætl­un­ar­innar þar sem reglu­bundnir fundir tryggja umræðu um það sem átti að gera samkvæmt tíma­settri áætlun og það sem er framundan. Og það sem átti að gera en var ekki gert. Á slíkum fundum á sé stað umfjöllun um jákvæða þróun, það sem má betur fara, og ástæður frávika frá áætlun. Álykt­anir dregnar sem hafa síðan bein áhrif aftur inn í uppfærða áætl­unina. Sveigj­an­leiki þannig innbyggður í vinnu­lagið.

Kjarni málsins er sá að áætlun fram­kvæmir sig ekki sjálf heldur þarf að skipu­leggja á hvern hátt hlutir verði að raun­veru­leika, ekki síst með því að virkja aga ábyrgð­ar­aðila, aga stjórn­enda og aga hópsins alls. Mynda teymi sem kemur reglu­bundið saman og keyrir fram­kvæmdir áfram. Form og kerfi geta hjálpað og ekki síst er mikil­vægt að sýni­leiki fram­gangs og árangurs í vegferð­inni sé mikill.

Og eins og oft áður er það Nóbels­skáldið sem hitti naglann á höfuðið þegar hann skrifaði; „Fyrst er að vilja; afgang­urinn er tækni.“

Greining birtist í Viðskipta­Mogg­anum, fimmtu­daginn 15. júní 2017