lock search attention facebook home linkedin twittter

Ekki taka gömlum sannleik sem gefnum. Það þarf kjark til að líta hlutina nýjum augum og fá á þá ferska sýn.

Endurhönnun ferla

Ferlagreiningar snúast um að skilja raunverulega stöðu og flöskuhálsa, sammælast um úrbætur og undirbúa markvissa innleiðingu breytinga.

Vegna sífelldra breytinga í viðskiptalífinu veltur samkeppnishæfni fyrirtækja á því að geta brugðist hratt við breyttum aðstæðum og aðlagað ferli í takti við breytingar. Þó að fyrir liggi skýr stefna um hvert skal halda og hvernig á að komast þangað lenda stjórnendur oft í því að stefnan nær ekki inn í daglega starfsemi.

Með ferlastjórnun eru sett fram skýr markmið um hvernig á að komast þangað sem stefnt er. Slík markmið eru studd með vel skilgreindum aðgerðum og mælikvörðum. Einnig er mikilvægt að hugsa ávallt um það hvernig er hægt að gera betur með því að huga að stöðugum umbótum.

Vel skilgreind ferli með skilgreindri ábyrgð og eignarhaldi ferla ásamt tilheyrandi vinnulýsingum tryggir að hlutverk starfsmanna er skýrt og nauðsynleg þekking skjöluð og aðgengileg öðrum þegar á þarf að halda. Með markvissri stjórnun og innleiðingu virkra ferla eru tækifæri fyrirtækja til að bregðast við aðstæðum innan og utan fyrirtækisins mun betri vegna þekkingar á virkni rekstrarins. Með umbætum á ferlinu er tryggt að ferlið verði áreiðanlegra, skilvirkara og rekjanlegt sem skilar sér í bættri þjónustu og lækkuðum kostnaði. Með stöðlun verklags við að ná utan um umbótaverkefni tekst að gera markmið um hagræðingu og sparnað skýrari.

Nálgun Capacent

Það fyrsta sem gera þarf er að komast að því hver afurðin á að vera í ferlinu og hver viðskiptavinurinn er því að ef ferlið skilar ekki af sér afurð til viðskiptavinar (viðskiptavinur getur verið innan- eða utanhúss) þá er ekki um ferli að ræða. Svo þarf að huga að því hvaða aðföng eru nauðsynleg og hver útvegar þau. Oft er stuðst við aðferðafræði sem kallast SIPOC sem snýst um að draga saman aðföng og afurðir í ferlinu og hvaðan þær koma.

Næsta skref er að kortleggja ferlið þar sem lögð er áhersla á að finna þá þætti sem stuðla að sóun eða eru ekki að skapa virði. Mismunandi er hvaða aðferð fyrirtæki velja við að skrá ferlana sína, á síðustu árum hefur BPMN verið vinsæl leið til að teikna upp ferli þar sem táknin eru fá og auðvelt er að tileinka sér aðferðafræðina. Byrjað er á því að greina núverandi stöðu (AS-IS), þ.e. eins og hlutirnir eru (raunverulega) gerðir. Ferli eru teiknuð upp þar sem merkt eru inn viðfangsefni og ákvörðun. Mikilvægt er að ferli sé unnið með þeim sem raunverulega vinna að þeim, ekki stjórnendum. BPMN nær utan um lykilferli á greinargóðan hátt og einfaldar viðskiptaferli fyrir stjórnendur, starfsmenn og hagsmunaaðila. Fókus er á lykilþætti eins og tíma, magn og kostnað vegna aðfanga. BPMN birtir samandregið ferli frá upphafi til enda með öllum tengdum þáttum, skapar eignarhald og innsýn í  ferlið.

Við skjölun ferla eru ýmsar leiðir færar, t.d. að skrá beint inn í ferlakerfi, teikna upp í myndvinnsluforritum eða halda vinnustofu með þeim sem vinna í ferlinu og teikna ferlið á brúnan pappír (Brown Paper). Þá eru þátttakendur líklegri til að taka raunverulegan þátt í vinnunni og minni líkur eru á að þátttakendur festist í orðalagi og aukaatriðum en ef unnið er í tölvu. Allir hafa sömu yfirsýn og engin tæknileg vandamál koma upp. Með því að teikna upp ferlið skilur það eftir skýra mynd í huga fólks sem má hanga uppi og koma aftur að þegar næstu skref eru tekin.

Kortlögð ferli er létt að skilja og lesa og geta þau birt „svarthol“ þar sem tengdir þættir hafa verið afmarkaðir og verkefnum hefur verið skipt upp með t.d. landfræðilegum hætti, eftir deildum eða einstaklingum. Með kortlagningu ferla er hægt að einangra virðisskapandi þætti og skilgreina viðfangsefni til umbóta.