lock search attention facebook home linkedin twittter

Ekki taka gömlum sannleik sem gefnum. Það þarf kjark til að líta hlutina nýjum augum og fá á þá ferska sýn.

Endurhönnun ferla

Ferla­grein­ingar snúast um að skilja raun­veru­lega stöðu og flösku­hálsa, sammælast um úrbætur og undirbúa mark­vissa innleið­ingu breyt­inga.

Vegna sífelldra breyt­inga í viðskipta­lífinu veltur samkeppn­is­hæfni fyrir­tækja á því að geta brugðist hratt við breyttum aðstæðum og aðlagað ferli í takti við breyt­ingar. Þó að fyrir liggi skýr stefna um hvert skal halda og hvernig á að komast þangað lenda stjórn­endur oft í því að stefnan nær ekki inn í daglega starf­semi.

Með ferla­stjórnun eru sett fram skýr markmið um hvernig á að komast þangað sem stefnt er. Slík markmið eru studd með vel skil­greindum aðgerðum og mæli­kvörðum. Einnig er mikil­vægt að hugsa ávallt um það hvernig er hægt að gera betur með því að huga að stöð­ugum umbótum.

Vel skil­greind ferli með skil­greindri ábyrgð og eign­ar­haldi ferla ásamt tilheyr­andi vinnu­lýs­ingum tryggir að hlut­verk starfs­manna er skýrt og nauð­synleg þekking skjöluð og aðgengileg öðrum þegar á þarf að halda. Með mark­vissri stjórnun og innleið­ingu virkra ferla eru tæki­færi fyrir­tækja til að bregðast við aðstæðum innan og utan fyrir­tæk­isins mun betri vegna þekk­ingar á virkni rekstr­arins. Með umbætum á ferlinu er tryggt að ferlið verði áreið­an­legra, skil­virkara og rekj­an­legt sem skilar sér í bættri þjón­ustu og lækk­uðum kostnaði. Með stöðlun verk­lags við að ná utan um umbóta­verk­efni tekst að gera markmið um hagræð­ingu og sparnað skýrari.

Nálgun Capacent

Það fyrsta sem gera þarf er að komast að því hver afurðin á að vera í ferlinu og hver viðskipta­vin­urinn er því að ef ferlið skilar ekki af sér afurð til viðskipta­vinar (viðskipta­vinur getur verið innann eða utan­húss) þá er ekki um ferli að ræða. Svo þarf að huga að því hvaða aðföng eru nauð­synleg og hver útvegar þau. Oft er stuðst við aðferða­fræði sem kallast SIPOC sem snýst um að draga saman aðföng og afurðir í ferlinu og hvaðan þær koma.

Næsta skref er að kort­leggja ferlið þar sem lögð er áhersla á að finna þá þætti sem stuðla að sóun eða eru ekki að skapa virði. Mismun­andi er hvaða aðferð fyrir­tæki velja við að skrá ferlana sína, á síðustu árum hefur BPMN verið vinsæl leið til að teikna upp ferli þar sem táknin eru fá og auðvelt er að tileinka sér aðferða­fræðina. Byrjað er á því að greina núver­andi stöðu (AS-IS), þ.e. eins og hlut­irnir eru (raun­veru­lega) gerðir. Ferli eru teiknuð upp þar sem merkt eru inn viðfangs­efni og ákvörðun. Mikil­vægt er að ferli sé unnið með þeim sem raun­veru­lega vinna að þeim, ekki stjórn­endum. BPMN nær utan um lykil­ferli á grein­ar­góðan hátt og einfaldar viðskipta­ferli fyrir stjórn­endur, starfs­menn og hags­muna­aðila. Fókus er á lykil­þætti eins og tíma, magn og kostnað vegna aðfanga. BPMN birtir saman­dregið ferli frá upphafi til enda með öllum tengdum þáttum, skapar eign­ar­hald og innsýn í  ferlið.

Við skjölun ferla eru ýmsar leiðir færar, t.d. að skrá beint inn í ferla­kerfi, teikna upp í mynd­vinnslu­for­ritum eða halda vinnu­stofu með þeim sem vinna í ferlinu og teikna ferlið á brúnan pappír (Brown Paper). Þá eru þátt­tak­endur líklegri til að taka raun­veru­legan þátt í vinn­unni og minni líkur eru á að þátt­tak­endur festist í orða­lagi og auka­at­riðum en ef unnið er í tölvu. Allir hafa sömu yfirsýn og engin tæknileg vandamál koma upp. Með því að teikna upp ferlið skilur það eftir skýra mynd í huga fólks sem má hanga uppi og koma aftur að þegar næstu skref eru tekin.

Kort­lögð ferli er létt að skilja og lesa og geta þau birt „svarthol“ þar sem tengdir þættir hafa verið afmark­aðir og verk­efnum hefur verið skipt upp með t.d. land­fræði­legum hætti, eftir deildum eða einstak­lingum. Með kort­lagn­ingu ferla er hægt að einangra virð­is­skap­andi þætti og skil­greina viðfangs­efni til umbóta.